Mengapa Anda semestinya mengatur energi, bukan waktu Anda

Ketika beban kerja meningkat, kebanyakan dari kita akan menambah jam kerja. Tetapi mengendalikan waktu 'tak fokus' mungkin adalah kunci untuk melakukan banyak tugas dalam waktu yang lebih pendek.

Selama 10 tahun, hari-hari Lisa Congdon penuh seperti "kaleng sardin". Menangani lima sampai 20 proyek pada satu waktu, seniman dan penulis yang hidup di Portland, Oregon, AS ini berusaha memasukkan sebanyak mungkin hal ke dalam jadwal kerja hariannya.

Akhirnya pada tahun ke sepuluh kariernya, dia mulai mengalami gangguan fisik karena stres, sakit punggung kronis, sakit leher bagian atas dan sakit kepala.

"Saya bangun dengan perasaan cemas, tegang di bagian perut, dan sulit tidur," katanya.

Bagaimana jika mengurangi pekerjaan adalah kunci untuk menyelesaikan lebih banyak hal?

Kebanyakan dari kita merasa tidak cukup waktu untuk melakukan semua hal yang perlu dilakukan. Tugas yang seharusnya hanya memerlukan beberapa menit menjadi berjam-jam, sementara pekerjaan lain terus menumpuk.

Bagi sebagian orang, jalan keluarnya adalah kerja sampai malam hari atau bahkan bekerja pada akhir minggu, membuat kebanyakan dari kita kelelahan dan akhirnya stres. Tetapi bagaimana jika bekerja lebih sedikit menjadi kunci agar lebih banyak tugas terselesaikan?

Mitos manajemen waktu

Sebelumnya, Congdon seringkali bekerja dari pukul 8.00 sampai 19.00 malam tanpa istirahat.

Ini adalah jebakan yang mudah kita alami. Kita diajarkan bahwa bekerja delapan jam atau lebih tanpa henti akan meningkatkan hasil dan akan membuat rekan atau atasan terkesan.

Tetapi pada kenyataannya, jangan delapan jam, bahkan jam kerja tradisional sembilan pun tidak mendukung produktivitas.

Kajian tempat kerja menemukan profesional pekerja pada umumnya mengalami 87 gangguan setiap harinya, sehingga sulit untuk tetap produktif dan konsentrasi dalam sehari penuh.

Karena mengetahui ada yang harus dikorbankan, Congdon mulai menyesuaikan pendekatan terhadap pekerjaan dan mengubah harinya untuk mendapat hasil yang sama, tanpa bekerja setiap waktu.

Dia memutuskan untuk membagi harinya menjadi sejumlah bagian selama 45 menit, dan berupaya mencapai produktivitas maksimal dalam jadwal waktu ketat tersebut.

Kunci mempertahankan fokus dan energi pada waktu yang lebih pendek adalah dengan menerapkan kelonggaran pada bagian-bagian tersebut, sehingga kemudian dia dapat berolahraga, meditasi atau bekerja.

Beristirahat saat bekerja membantu penurunan stres sehingga mendapatkan hasil yang lebih baik dalam waktu yang sudah disediakan, demikian menurut Congdon.

Hal ini masuk akal jika dikaitkan dengan penelitian yang menemukan produktifitas kita tidak terlalu berhubungan dengan jumlah jam saat hari kerja, tetapi lebih berhubungan kepada istirahat yang kita dapatkan.

Tahun 2014, perusahaan jaring sosial The Draugiem Group menggunakan aplikasi produktivitas pelacak waktu untuk mengkaji kebiasaan yang membedakan pegawai yang paling produktif.

Ternyata, pegawai yang berada di peringkat 10% teratas dengan produktivitas tertinggi tidaklah bekerja lebih lama dari yang lainnya, seringkali mereka bahkan tidak bekerja delapan jam per hari. Kunci dari produktivitas terletak setiap bekerja terfokus selama 52 menit, lalu beristirahat selama 17 menit.

Sementara kebudayaan kita mendorong untuk bekerja 24 jam tujuh hari, Alex Soojung-Kim Pang, seorang konsultan Silicon Valley dan penulis Rest: Why You Get More Done When You Work Less, yakin hal ini tidak membantu kita menjadi lebih produktif atau menghasilkan jalan keluar yang kreatif.

Penelitian malahan menunjukkan pentingnya istirahat, katanya.

"Pada umumnya, waktu yang panjang yang sekali-kali dilakukan memang meningkatkan produktivitas, tetapi dengan berjalan waktu kelebihan tersebut menghilang," kata Pang. "Kemungkinan terjadinya kesalahan yang mahal meningkat, dan akibatnya keuntungan yang didapat dari bekerja lebih panjang menghilang.

Sebuah kajian Illinois Institute of Technology yang dilakukan Raymond Van Zelst dan Willard Kerr pada tahun 1951 menemukan ilmuwan yang menghabiskan 25 jam per minggu di tempat kerja tidaklah lebih produktif dibandingkan yang hanya menghabiskan lima jam.

Kenyataannya, hanya sekitar satu sampai tiga jam kerja penuh konsentrasi yang dapat dipandang efektif sebagai hari kerja tradisional. Bagi Cal Newport, penulis Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, hal ini terutama menjadi sibuk mewakili produktivitas.

"Karena tidak adalah pengukur yang jelas terkait apa yang dimaksud sebagai produktif dan bernilai dalam pekerjaan, kebanyakan pekerja kembali menggunakan pengukuran industri dalam hal produktifitas: melakukan banyak hal dalam cara yang dapat terlihat," kata Newport.

Bekerja agar terlihat orang lain, sepertinya juga tidak berguna. Kajian para konsultan School of Business, Boston University menemukan manajer tidak dapat membedakan pegawai yang bekerja selama 80 jam per minggu dengan yang hanya berpura-pura.

Menghilangkan perusak konsentrasi

Untuk mengatasi jebakan mementingkan menjadi sibuk, Newport mengusulkan pembentukan kebiasaan "kerja mendalam" kemampuan memusatkan perhatian tanpa gangguan.

Terdapat sejumlah pendekatan untuk menguasai seni kerja mendalam, apakah itu mengembangkan kebiasaan harian atau melakukan pendekatan 'kewartawanan' melakukan pekerjaan mendalam saat Anda bisa melakukannya sepanjang hari.

Apa pun pendekatannya, kuncinya adalah menentukan lama waktu Anda konsentrasi dan menerapkannya.

Newport juga mengusulkan "penjadwalan mendalam" untuk mengatasi gangguan yang terus terjadi dan melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.

"Pada suatu saat, saya melakukan penjadwalan mendalam selama bulan depan. Begitu sudah di kalender, saya akan mempertahankan jadwal ini sama seperti saat memperlakukan janji dokter atau rapat penting," tulisnya.

Pendekatan lin untuk melakukan lebih banyak hal dalam waktu lebih singkat adalah memikirkan kembali bagaimana Anda memprioritas hari Anda, terutama terkait dengan daftar hal-hal yang harus dikerjakan.

Tim Harford penulis Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives, menegaskan sebuah kajian pada permulaan tahun 1980-an membagi mahasiswa dalam dua kelompok: grup yang menentukan tujuan bulanan dan kegiatan kelompok; yang lainnya diminta merencanakan kegiatan dan tujuannya dengan lebih rinci, hari per hari.

Sementara para peniliti beranggapan rencana harian yang terstruktur dengan baik akan lebih efektif terkait dengan pelaksanaan tugas, mereka ternyata salah: rencana harian yang rinci membuat mahasiswa tidak termotivasi.

Harford mengatakan gangguan yang tidak bisa dihindari seringkali merusak daftar hal-hal yang harus dilakukan, memberikan ruang bagi improvisasi daftar tersebut justru memberikan hasil yang terbaik.

Agar mendapatkan yang terbaik dari fokus dan energi, kita juga perlu melakukan waktu santai atau seperti dikatakan Newport "menjadi pemalas."

"Santai bukan hanya liburan, menyenangkan diri atau kesalahan: ini adalah hal tidak bisa dipisahkan dari otak sama seperti vitamin D untuk tubuh... (santai) sebaliknya diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan," kataya.

Srini Pillay, asisten guru besar dan psikiater di Harvard Medical School percaya adanya kaitan yang bertentangan dengan perasaan antara istirahat dan produktivitas kemungkinan disebabkan ara otak kita bekerja. Ketika otak kita berjuang untuk memperhatikan atau tidak fokus pada suatu hal, otak cenderung menjadi lebih efisien.

"Yang tidak disadari orang adalah untuk menyelesaikan pekerjaan ini mereka perlu menggunakan 'sirkuit yang memperhatikan dan sirkuit yang tidak memperhatikan' di otak mereka," kata Pillay, yang menulis buku Tinker, Dabble, Doodle Try: Unlock the Power of the Unfocused Mind.

Ini adalah hal yang digunakan sebagian orang paling sukses di dunia.

"Serena Williams, misalnya, sering kali berbicara tentang bagaimana di dunia tenis adalah penting untuk tetap fokus dan santai," kata Pillay.

Warren Buffett juga dikenal menyediakan hari-hari di kalendernya di mana tidak ada hal yang dijadwalkan karena dia merasa duduk dan berpikir memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan memenuhi setiap menit harinya.

Ini adalah pendekaan yang Bill Gates, salah satu pendiri Microsoft, pinjam dari penanam modal miliarder tersebut.

Menggunakan kegagalan

Menurut penelitian psikolog Harvard University, Matthew Killingsworth dan Daniel Gilbert, kita menggunakan 46,9% waktu kita untuk berpikir apa yang terjadi di depan.

Kunci untuk menjadi produktif kemungkinan dapat ditemukan dari penggunaan waku secara efektif dengan menggunakan saat terburuk hari-hari kita. Saat di mana produktivitas menghilang, biasanya pada tengah hari, setelah makan siang atau sore hari.

Di masa lalu, Justin Gignac, salah satu pendiri jaring freelance Working Not Working, menyediakan tempat dalam rutinitas untuk bermalas-malasan.

Sekarang dia percaya adalah penting untuk menyediakan waktu melawan dan membiarkan otak berpikir sendiri, dan seperti kebanyakan orang sukses dia menghapus mitos bahwa lebih banyak bekerja sama dengan melakukan hal yang terbaik.

Baru-baru ini dia mulai berbaring di tempat tidur gantung yang baru dibelinya setiap malam setelah bekerja.

"Saya menghidupkan beberapa lilin dan berbaring di tempat tidur gantung dan tidak melakukan apa pun," katanya.

"Sangat menakjubkan. Memberikan otak saya tempat tersebut sangatlah penting dan telah membantu saya dalam memahami dunia, tidak hanya yang terlihat di depan mata."

Artikel Sumber : Why you should manage your energy, not your time di BBC Capital.